ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА ФОНДЫ ГРАТОВОЙ ПОДДЕРЖКИ БИБЛИОТЕКА ОГЛАВЛЕНИЕ НАЗАД
|
|
|
|
ГЛАВНАЯ СТРАНИЦА ФОНДЫ ГРАТОВОЙ ПОДДЕРЖКИ БИБЛИОТЕКА ОГЛАВЛЕНИЕ НАЗАД |
|
Разные фонды предъявляют разные требование к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем государственные. Предлагаемый Вашему вниманию формат бюджета удовлетворит большинство организаций, и с небольшими изменениями модет быть использован для обращения как в частные, так и в государственные инстанции. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:
Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы Цели и задачи и Методы для выработки подходящего плана. Например, программа, не требующая оплачиваемых работников для своего выполнения, будет дешевле программы с постоянным штатом. Всякий бюджет должен опираться на Цели и задачи и предлагаемую Вами методологию. В контексте Вашей программы начните составлять список необходимых должностей, используемого оборудования, требующихся принадлежностей, транспортных расходов и пр. (см. Пример бюджета). Это важно учесть, иначе может оказаться, что бюджет и проект не совпадут.
Вот как мы предлагаем составить бюджет:
I. ОПЛАТА ТРУДА (PERSONNEL)
А. Зарплата и гонорары (Salaries and Wages)
В этот раздел запишите всех работников, работающих на полной ставке или на пол-ставки. Мы предлагаем Вам вносить информацию в следующем формате:
| Число людей | Должность | Полный месячный оклад | % времени работы по гранту | Число месяцев работы по гранту | Требуемая сумма | Имеющаяся сумма | Полная сумма на должность |
Как это выглядит в готовом бюджете? Если Вы принимаете на работу Координатора проекта с окладом 2000 долларов в месяц, работающего на полную ставку (100 %), на весь период предоставления гранта (12 месяцев) и просите фонд полностью оплатить его работу (amount requested), то это будет выглядеть так:
| Число людей | Должность | Полный месячный оклад | % времени работы по гранту | Число месяцев работы по гранту | Требуемая сумма | Имеющаяся сумма | Полная сумма на должность |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Коорд. проекта | $2,000 | 100% врем.х | 12 мес. | $24,000 | 0 | $24,000 |
Подобным образом Вы можете составить список для всех должностей в проекте. Если кто-нибудь из сотрудников получает зарплату из другого источника, то впишите оклад в колонку "Имеющаяся сумма" (amount donated, синонимы: in-kind, local share, applicant share):
| Число людей | Должность | Полный месячный оклад | % времени работы по гранту | Число месяцев работы по гранту | Требуемая сумма | Имеющаяся сумма | Полная сумма на должность |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Рабочие | $1,500 каждый | 50% врем.х | 12 мес. | 0 | $18,000 | $18,000 |
Подобная запись означает, что Вы нанимаете двух рабочих на пол-ставки на весь период действия гранта, причем их зарплата выплачивается из постороннего источника, а не из самого гранта. Вы берете полный оклад ($ 1500), делите его на два (так как рабочие работают на пол-ставки), умножаете $ 750 на 12 месяцев ($ 9000) и еще на два, так как рабочих двое, что дает в целом $ 18000.
Что означает запись $ 2000 в колонке "Полный месячный оклад" в графе Координатор проекта? Это действительно может означать месячную зарплату, но необязательно. Если Ваш проект недавно организован, а Ваша организация использует типичную пятиразрядную сетку зарплаты, то зарплата может зависеть от квалификации работника:
| 1 разряд | 2 разряд | 3 разряд | 4 разряд | 5 разряд |
|---|---|---|---|---|
| $ 1,500 | $ 1,750 | $2,000 | $2,250 | $2,500 |
В этом случае Вы должны запрашивать средний уровень зарплаты ($ 2000), если Вы заранее не знаете квалификацию работника, который будет нанят. Это придает Вам гибкость в принятии решений о приеме на работу. Разумеется, подобная систем применима длишь в случае, если у Вас много работников, а не один-два.
Как определить размер оклада? Федеральное правительство предпочитает,чтобы оклады были сопоставимы с таковыми в других аналогичных Вашей организациях. Конструируя бюджет, поинтересуйтесь уровнем заработной платы в других организациях, выполняющих сходную с Вашей работу. Сопоставьте описания рода деячтельности, квалификационные требования и обязанности работников этих органиаций с Вашими требованиями. Обратитесь в местные органы самоуправления, отделы министерств и ведомств, компании и фирмы. Составьте примерный список окладов в Вашей сфере, имейте его при себе на всякий случай.
Еще одна важная категория, включаемая в данную часть, это уже доступные Вам средства, либо лично Ваши, либо полученные из других источников (например, от еще одного участника проекта, предоставлющего Вам по договору сотрудников или студентов). Эти средства следует указывать в столбце "Имеющаяся сумма". Часто сюда включаются средства и услуги, предоставляемые на добровольной основе. Возможно, что какой-нибудь работник работает на добровольной основе. В этом случае Вы указываете в столбце "Имеющаяся сумма" сумму, достаточную для оплаты его труда, исходя из выполняемых им обязанностей. Например, если инженер в свободное время добровольно помогает Вам учить детей рисованию, Вы указываете оклад, обычный для учителя рисования, а не инженера.
Государственные фонды иногда требуют, чтобы получатель гранта оплачивал часть проекта из собственных средств (например 10 или 25%). Вы можете сделать взнос деньгами (in cash) или своими ресурсами (in-kind). Если Вы будете оплачивать работу сотрудника - это взнос деньгами, если работать будут добровольцы - то это использование собственных ресурсов.
Если Вы используете работу добровольцев, то Вы обязаны документировать ее так же, как если бы она оплачивалась. Ведите подробнеы записи о всей проделанной работе. Государственные фонды могут организовать ревизию Вашей документации. Старайтесь, чтобы у Вас всегла было записано на 5-10% больше, чем необходимо для отчета, на случай если при ревизии часть проделанной работы будет не зачтена.
Зачем нужно указывать полную сумму и долю, вносимую за счет Ваших ресурсов? Есть несколько причин. Прежде всего, государственным фондам впажно знать, что Вы вносите свой материальный вклад, помимо проведения работ по проекту. Это позволяет им оценить, имеете ли Вы какие-то ресурсы для последующей работы по оканчании финансирования. Кроме того, это дает возможность оценить полную стоимость услуги, обеспечиваемой за счет Вашего проекта. Это важно знать на случай, если аналогичный проект будет организован в другом месте совсем без участия местных ресурсов. Наконец, Ваши ресурсы (добровольцы, сотрудники, помещение, оборудование и т.д.) позволяют грантодателю уменьшить затраты на Ваш проект и направить деньги на другие проекты.
Б. Льготы и пособия (Fringe Benefits)
В этом разделе Вы указываете льготы, предоставляемые сотрудникам, и их стоимость в долларовом выражении. Некоторые льготы обязательны, но местные требования в этом отношении могут сильно различаться. Обязательные льготы могут включать, например, оплату листков временной нетрудоспособности, пособий по уходу за ребенком и по безработице и др. Часто подобные льготы составляют определенный процент от зарплаты, например 50% годовой зарплаты. Некоторые льготы высчитываются из расчета конкретной суммы на человека в месяц, независимо от зарплаты, например медицинская страховка:
| Страховка | @$100/м-ц | на | Треб. | Имеющ. | Полн. |
|---|---|---|---|---|---|
| чел. | х 4 чел.@ | 12 м-цев | $4800 | 0 | $4800 |
Как и с заработной платой, льготы должны соответствовать среднему уровню льгот в других организациях сходного типа.
В некоторых случаях Вы можете просто указать льготы как процент от общей суммы зарплаты.
В. Консультативные и контрактные услуги (Consultant and Contract Services)
Это третья и последняя часть первого раздела бюджета. Сюда Вы включаете оплачиваемых консультантов и консультантов-добровольцев. Вы можете выбирать, что включать в данную часть, а что в часть I.А. Если, например, бухгалтерские услуги оказываются Вам бесплатно, будет лучшее включить их сюда. Кратковременные услуги, связанные с оказанием помощи в освоении технологий, программного обеспечения и оборудования, также хорошо сюда подходят. Будьте логичны, выбирая, что включить в эту часть.
Пример:
| Треб. | Имеющ. | Полн. | |
|---|---|---|---|
| Бухгалтерский учет $200/м-ц х 12 м-цев |
0 | $2,400 | $2,400 |
| Контрактные службы фонд-райзинга $200/м-ц х 12 м-цев |
$4,000 | 0 | $4,000 |
| Обучение работе на компьютере $200/м-ц х 12 м-цев |
$2000 | 0 | $2,000 x 8 дней |
Учтите, что в эту статью не входят транспортные расходы и суточные для консультантов (см. ниже).
II. ОСНОВНЫЕ РАСХОДЫ (NON-PERSONNEL)
А. Стоимость помещения (Space Costs)
В этой части второго раздела Вы указываете стоимость всех помещений, используемых коммуникаций, и т.д., включая арендуемые Вами и переданные Вам в постоянное пользование. Стоимость аренды помещения и эксплуатационных расходов должны соответсвовать преобладающим в Вашей местности. Включите в этот раздел также стоимость страховки, ремонта и т.п., а также плату за телефон (укажите число телефонных аппаратов, номеров, стоимость установки номера/аппарата, ежемесячную плату за один аппарат/номер). В результате это должно выглядеть примерно следующим образом:
| Помещение под офис 100 кв.м. | Треб. | Имеющ. | Полн. |
|---|---|---|---|
| $10/кв.м./м-ц/ х 12 м-цев | $12,000 | 0 | $12,000 |
| Страховка $600/год. | $600 | 0 | $600 |
Б. Аренда и покупка оборудования (Rental, Lease or Purchase of Equipment)
Сюда запишите все оборудование, которое Вы предполагаете арендовать или купить для использования в работе по проекту. Сюда входит оборудование офиса, мебель, компьютеры, копировальные машины, факс, автомобиль и т.д. Старайтесь запрашивать оборудование в разумных пределах. Всеми возможными способами пытайтесь получить как можно больше оборудования из собственных источников (колонка Имеющееся). Это не только снизит общую сумму проекта, но и продемонстрирует спонсору Ваши потенциальные возможности самофинансирования. Внимательно читайте регламентации государственных фондов насчет того, что именно они рассматривают в качестве "оборудования". Например, часто оборудованием (equipment) называют предметы, стоящие более 500 долларов и(или) предназначенные для эксплуатации более одного года. Возможно также, что покупка оборудования ограничена, а поощряется его аренда.
В. Расходные материалы (Supplies)
Обычно сюда относятся канцелярские принадлежности (desk top supplies), то есть бумага, ручки, скрепки, папки и пр. В США считается достаточным иметь таких материалов на 125 долларов в год на человека. Если у Вас есть какие-то специальные запросы - укажите их. Например, сюда можно включить стоимость учебников, учебных таблиц и т.д., а также реактивы, предметные стекла, пинцеты, булавки,бумагу для гербария и др. предметы, необходимые для камеральной обработки полевых материалов. Cюда же можно включить расходы на подписку, печать публикаций и почтовые расходы.
Г. Командировочные и транспортные расходы (Travel)
Г. Командировочные и транспортные расходы (Travel) Включите сюда все расходы, связанные с поездками.Подробно опишите каждый пункт, не пишите сразу больших сумм без соответсвующих разъяснений, чтобы не вызывать у спонсора вопросов. Включите сюда расходы на проезд исполнителей проекта наземным транспортом, суточные (из расчета на каждый день,в соответствии с существующими в Вашей организации или районе работы нормами), проезд к месту работы в поле, перевозку грузов, аренду автомобилей (если Вы не включили это в раздел "Оборудования") и др. Например:
| Треб. | Имеющ. | Полн. | |
|---|---|---|---|
| 4 билета на самолет Лос-Анджелес - Нью-Йорк туда и обратно для проезда на совещание лиректоров нацпарков $500 каждый | $2,000 | 0 | $2,000 |
| Проезд сотрудников $0.20/миля х 400 миль в ср./м-ц х 12 м-цев | $960 | 0 | $960 |
| Суточные в Нью-Йорке $150/день х 8 дней для 4 сотрудников на Совещании дир-ов нацпарков | $1,200 | 0 | $1,200 |
Уточните, какие суточные расходы приемлемы для конкретного места. Проживание в гостинице "Савой" в Москве обойдется Вам сильно дороже проживания в городской гостинице в Талдоме.
Д. Прочие расходы (Other costs)
Сюда включите все, что не вошло в предыдущие категории. Например, сюда могут войти расходы на оплату конференций, совещаний и рабочих семинаров, членские взносы, печатание материалов и объявлений и др.
III. НЕПРЯМЫЕ РАСХОДЫ (INDIRECT COSTS)
Третий большой раздел бюджета называется "Непрямые расходы". Федеральное правительство США относит к непрямым расходам "расходы, которые трудно связать с какой-то конкретной деятельностью или проектом, но тем не менее необходимые для нормального функционирования организации и успешного выполнения ее задач". Стоимость износа основных фондов, амортизации капитального оборудования, оплата труда административных работников, общие коммунальные расходы (телефон, газ, электричество, лифт, антенна и др.) могут быть квалифицированы как непрямые. Иногда неудобно располагать подобные расходы в частях I. и II., поэтому Вы можете поместить их все вместе в конце бюджета в разделе III. Как указывает федеральное правительство, непрямые расходы - способ "честно" распределить общие расходы организации по проектам, которые ею выполняются. Как правило организации имеют свой уровень непрямых расходов, обычно исчисляемый как процент от от общего фонда оплаты труда или от общих расходов, употребляемый в расчетах с источником госфинансирования. Важно это учитывать, так как любой проект, выполняымый в организации, стоит ей определенных денег.
ПРИМЕР БЮДЖЕТА
| Число людей |
Дол жность |
Полный месячный оклад | % времени работы по гранту |
Число месяцев работы по гранту |
Треб. | Имеющ. | Полн. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| I. ОПЛАТА ТРУДА | |||||||
А. Зарплата и гонорары (Salaries and Wages) |
|||||||
| 1 | Коорд. Проекта | $2,000 | 100% | 12 мес. | $24,000 | 0 | $24,000 |
| 2 | Рабочие | $1,500 каждый | 50% | 12 мес. | 0 | $18,000 | $18,000 |
| 20 | Помощники- добровольцы | 50 час каждый/год х $7/час | 0 | $7,000 | $7,000 | ||
| Б. Льготы (Fringe Benefits) | |||||||
| 20% от $42,000 | $4800 | 0 | $4,800 | ||||
| В. Консультативные и контрактные услуги (Consultant and Contract Services) | |||||||
| Бухгалтерский учет | $200/мес. | 12 мес. | 0 | $2,400 | $2,400 | ||
| Контрактные службы фонд-райзинга | $400/день | 10 дней | $4,000 | 0 | $4,000 | ||
| Обучение работе на компьютере | $250/день | 8 дней | $2,000 | 0 | $2,000 | ||
| Ежегодная ревизия | $2,000 | $2,000 | $4,000 | ||||
| II. ОСНОВНЫЕ РАСХОДЫ (NON-PERSONNEL) | |||||||
| А. Стоимость помещения (Space Costs) | |||||||
| Помещение под офис 100 кв.м. | $10/кв.м./м-ц | 12 мес. | $12,000 | 0 | $12,000 | ||
| Телефон | $200/м-ц | 12 мес. | $2,400 | 0 | $2,400 | ||
| Коммуникации | $300/м-ц | 12 мес. | 0 | $3,600 | $3,600 | ||
| Страховка | $600/год | 12 мес. | $600 | 0 | $600 | ||
| Б. Аренда и покупка оборудования (Rental, Lease or Purchase of Equipment) | |||||||
| Компьютер с принтером | $2,000 | 0 | $2,000 | ||||
| Микроавтобус на 12 пассажиров | $400/мес. | 10 мес. | $4,000 | 0 | $4,000 | ||
| 3 письм.стола с принадлежн. $250/кажд. | $750 | 0 | $750 | ||||
| В. Расходные материалы (Supplies) | |||||||
| Набор канцпринадлежностей $125/год/чел х3 | $375 | 0 | $375 | ||||
| Учебные материалы | $50/мес. | 12 мес. | $600 | 0 | $600 | ||
| Г. Командировочные и транспортные расходы (Travel) | |||||||
| 4 билета на самолет Лос-Анджелес - Нью-Йорк туда и обратно для проезда на совещание директоров нацпарков $500 каждый | $2,000 | 0 | $2,000 | ||||
| Проезд сотрудников | $0.20/миля х 400 миль в ср./м-ц. | 12 мес. | $960 | 0 | $960 | ||
| Суточные в Нью-Йорке$150/день х 8 дней для 4 сотрудников | $1,200 | 0 | $1,200 | ||||
| Д. Прочие расходы (Other costs) | |||||||
| Оплата участия в совещании (директоров нацпарков)$200/кажд х 4 чел | $800 | 0 | $800 | ||||
| Страховые обязательства | $600 | 0 | $600 | ||||
| III. НЕПРЯМЫЕ РАСХОДЫ (INDIRECT COSTS) | |||||||
| 15,3 % от полных прямых расходов по договоренности с Департаментом Труда(1988) | $10,860 | 0 | $10,860 | ||||
| ПОЛНАЯ СТОИМОСТЬ ПРОЕКТА | $77,445 | $3,600 | $114,045 | ||||
Замечание: приводимые цифры являются лишь примерными и отражают стандартный уровень расходов при выполнении проекта в США (по состоянию на середину 1980-х гг). Они не могут служить образцом при написании бюджета для российских проектов.
